Pour vous ménager, mettez de l’ordre dans votre vie

Vous êtes débordé? Vous croulez sous des dizaines de tâches plus ou moins chronophages? Pas de panique, votre smartphone peut vous aider à mettre de l’ordre dans tout ça et y voir plus clair.

@Adobe

Tout droit venue des États- Unis, la méthode Getting Things Done a connu un regain de popularité, grâce à l’arrivée d’applications facilitant la gestion des tâches du quotidien. La méthode? En 2001, l’Américain David Allen publie un livre qui révolutionne aujourd’hui encore la productivité et la gestion de projets. En moins de 300 pages, ce consultant en productivité détaille un processus basé sur l’action. Le principe est simple: en notant toutes les tâches qui encombrent notre cerveau, puis en les découpant en sous-tâches plus faciles à compléter, on devrait en théorie progresser sans s’en rendre compte. Résultat, on n’est plus face à une montagne de choses à faire, bien souvent trop importantes et effrayantes pour être gérées d’un seul coup. Évidemment, en pratique, cela demande de suivre et d’appliquer sans relâche 5 étapes primordiales. Collecter, traiter, organiser, réviser et agir.

Collecter

C’est la base de la méthode GTD. À ce stade, le but est de lister l’entièreté des tâches que vous devez réaliser. L’idée n’est pas de les classer ou les hiérarchiser. Il suffit de vider son esprit et de noter des tâches aussi insignifiantes qu’importantes. Ici, rénover une salle de bain a autant d’importance qu’acheter du lait.

Traiter

Une fois l’entièreté de vos tâches listées, il est temps de les traiter. Pour cela, une première question s’impose: “Dois-je accomplir une action pour compléter cette tâche?” Si la réponse est négative, supprimez ou mettez la tâche de côté. Par exemple, si vous attendez un mail important, il n’y a rien que vous puissiez faire, si ce n’est attendre. Dans un deuxième temps, si vous ne recevez toujours pas ce mail important, la tâche reviendra naturellement et se transformera en un mail de relance. Si la réponse est positive, il existe deux cas de figure: soit la réalisation de la tâche prend moins de deux minutes (acheter du lait), auquel cas vous devez la compléter immédiatement pour vous en débarrasser au plus vite; soit elle vous demandera plus de temps, comme la rénovation d’une salle de bain. La tâche passe alors à la troisième étape, l’organisation.

Organiser

Il est ensuite temps de prendre une décision pour chaque tâche. Soit vous la reportez à plus tard. Notamment si elle demande trop de temps ou si elle ne dépend pas que de vous. Soit vous déléguez. Parfois, une autre personne est plus apte que vous pour compléter cette tâche. Ou alors vous la planifiez. La tâche se transforme alors en projet. Dans notre exemple de rénovation d’une salle de bain, on retrouve donc une tâche principale (la rénovation complète), ainsi qu’une multitude de sous-tâches à réaliser une par une (repeindre les murs, changer le pommeau de douche, acheter de nouveaux peignoirs, etc.).

Réviser

La révision vous permet de suivre l’avancée de vos tâches et de faire un point sur celles qui sont achevées ou en cours et celles qui suivront. Tout comme l’entretien d’une voiture, la révision permet de s’assurer du bon fonctionnement de la méthode. Plus vous serez régulier dans votre suivi, plus vous maximiserez votre productivité.

Agir

L’étape la plus naturelle: on passe à l’action. Mais là encore, quelques paramètres à prendre en compte influeront sur vos tâches. Notamment la priorité de chaque tâche (est-elle importante?, doit-elle être complétée au plus vite?), ainsi que le temps et l’énergie requis. Mais le contexte importe aussi. Acheter du lait n’aura du sens que si vous êtes proche d’un magasin. Une fois ces cinq étapes appliquées… reprenez depuis le début. Au fil des jours, certaines étapes prendront moins de temps et la méthode, tout son sens.

Trois applications GTD

En cherchant “GTD” dans votre boutique d’applications, vous trouverez des centaines d’apps qui vous aideront à gérer vos tâches. Voici nos trois préférées.

Wunderlist – Pour bien débuter
L’application, gratuite, permet de créer de nombreuses listes et de planifier des tâches. Disponible sur iOS, Android, macOS et sur le web.

Things/Todoist – Pour les plus sérieux
Pour se lancer sérieusement dans la méthode Getting Things Done, Things sur iOS et Todoist sur iOS et Android se révéleront bien plus robustes qu’une application classique. Les deux apps sont payantes, mais facilitent grandement la gestion de projets sur le long terme.

Omnifocus – Pour les professionnels
C’est sans aucun doute l’application la plus inspirée par la méthode de David Allen et la plus complète. Très puissante, elle est également très compliquée à prendre en main pour un débutant, mais sera idéale pour tous ceux qui ont parfaitement assimilé toutes les spécificités de la méthode GTD. Omnifocus est disponible sur macOS et iOS. Sur Android, il faut passer par des clients tiers, comme Focus GTD.

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